Hoe PSV met Tableau Cloud minder beheer en meer overzicht kreeg
PSV gebruikt Tableau al jaren om data toegankelijk te maken binnen de organisatie. Wat begon als een eigen beheerde server, groeide uit tot een omgeving met steeds meer gebruikers, dashboards en onderhoud. Samen met DDBM zette PSV de stap naar Tableau Cloud.
Van eigen server naar SaaS
PSV draaide Tableau Server jarenlang op een eigen virtuele machine binnen de Azure-omgeving. Beheersbaar, maar niet zonder werk: updates, servicevensters en losse wachtwoorden vroegen veel aandacht van het IT-team.
Onze aanpak
DDBM begeleidde PSV van architectuuradvies tot livegang. Dat begon met het ontwerp van de Tableau Cloud-omgeving en de bijbehorende identity-federatie voor SSO, en advies over welke licentietypes pasten bij de gebruikersgroepen binnen PSV.
De migratie zelf voerde DDBM uit met eigen geautomatiseerde tooling: gebruikers, groepen, workbooks, databronnen, permissies en verversingsschema's werden overgezet zonder dat er handmatig content hoefde te worden aangepast. Diezelfde tooling gebruikte DDBM om elk gemigreerd dashboard te controleren op exacte overeenkomst met de Server-versie.
Stap voor stap, zonder gedoe voor gebruikers
Samen met DDBM inventariseerde PSV eerst welke gebruikers en dashboards nog relevant waren. Verouderde of nauwelijks gebruikte content bleef achter. Vervolgens draaide de nieuwe Tableau Cloud-omgeving een tijd naast de bestaande server, zodat de overstap gefaseerd kon verlopen zonder dat gebruikers ineens zonder toegang zaten. Pas nadat alles was gevalideerd, mochten de meest actieve gebruikers de nieuwe omgeving zelf uitproberen.
"Vanuit het oogpunt van een eindgebruiker is er eigenlijk vrij weinig veranderd behalve het inloggen. Dat is bijna het grootste compliment dat je kunt krijgen in zo'n migratie."
Emre Aydogan
Cloud Engineer
Concreet resultaat
Infrastructuurkosten
De virtuele machine waarop Tableau Server draaide, bracht maandelijks aanzienlijke kosten met zich mee. Die kostenpost is nu volledig vervallen, terwijl de licentiekosten gelijk bleven.
Beheer op één plek
Updates, patches en onderhoud lagen voorheen verspreid over PSV, een externe IT-partner en Tableau zelf. Met Tableau Cloud als SaaS-oplossing zit dat nu bij één partij.
Eén login voor alles
Gebruikers loggen in met hun PSV-account in plaats van een los Tableau-wachtwoord.
Dashboards en data ongewijzigd
Dezelfde content en dezelfde cijfers, alleen de manier van inloggen veranderde.
Altijd de laatste versie
Tableau geeft nieuwe features tegenwoordig eerst vrij op Cloud, dus PSV loopt niet meer achter op updates zoals bij een zelf beheerde server.
Samenwerking met DDBM
Roy Smits, IT Manager, blikt terug op de gefaseerde aanpak en de duidelijkheid over kosten:
"De manier waarop jullie het bij ons aankaartten, hoe je het ging doen, hoe je daar ook de pricing aan koppelde: dat gaf mij als budgettair verantwoordelijke een goed gevoel. Ik was niet bang dat er in één keer een extra rekening kwam."
Emre Aydogan noemt de samenwerking prettig en laagdrempelig:
"Als ik jullie een paar vragen stelde rondom de migratie, kreeg ik al heel gauw antwoord waar ik iets mee kon. We liepen niet tegen blokkades aan die niet te doorbreken waren."
Conclusie
Voor PSV is de overstap naar Tableau Cloud achteraf een logische stap. Minder beheerlast, een flinke besparing op infrastructuurkosten en een migratie die gebruikers nauwelijks merkten: alleen het inloggen werd eenvoudiger. We blijven PSV ondersteunen bij het verder uitbouwen van hun datagedreven werkwijze.
Over PSV
PSV is een van de grootste en meest succesvolle voetbalclubs van Nederland. Sinds de oprichting in 1913 speelt de club uit Eindhoven op het hoogste niveau van het Nederlandse voetbal en won het meerdere landstitels, bekers en Europese prijzen. Ook achter de schermen professionaliseert de organisatie voortdurend, met data als steeds belangrijker onderdeel van de bedrijfsvoering.
