In ons artikel Sneller bouwen is niet hetzelfde als sneller vertrouwen noemden we een spreadsheet met een cel die niemand meer durfde aan te raken. Niemand wist precies waarom hij daar stond, maar zodra hij verdween, klopten de cijfers niet meer. Dat patroon verdient een dieper gesprek.
Het probleem is niet de cel, het is de kennis erachter
Iedere organisatie heeft dit soort plekken. Een rapportage die al jaren op dezelfde manier wordt opgebouwd. Een uitzonderingsregel die ooit is toegevoegd voor één specifieke klant. Een aanname die logisch was toen hij werd gemaakt, maar nooit is opgeschreven. Zolang de persoon die het heeft bedacht in dienst is, valt het niet op. Vertrekt die persoon, dan blijkt pas hoe kwetsbaar de situatie is. Je kunt relatief snel iemand nieuws inwerken, maar capabel is niet hetzelfde als ingewijd. De nieuwe persoon leert wat de regel doet, zelden waarom hij ooit is bedacht.
AI versnelt het probleem
Met AI-systemen zien we hetzelfde patroon terugkomen, alleen sneller. Daar is een concrete reden voor: waar een mens jarenlang de tijd had om kennis toevallig door te geven via meelopen en samen tegen problemen aanlopen, wordt een AI-systeem in dagen of weken opgezet. Er is simpelweg minder tijd waarin kennis organisch kan overdragen.
Een tegenwerping die we vaak horen: worden prompts en chatgeschiedenis niet automatisch bewaard, en is dat niet al vastgelegde redenering? Voor een deel wel, maar een chatlog legt vast wat er is gevraagd, niet waarom die vraag de juiste was of welke alternatieven bewust zijn afgewezen. Zonder iemand die dat achteraf ordent, is een stapel prompts net zo ondoorzichtig als een stapel oude e-mails.
Wat hier wel tegen helpt
Losstaande documentatie is niet voldoende op zichzelf. Ze veroudert en wordt overgeslagen onder tijdsdruk. Effectiever is eigenaarschap op het niveau van definities, niet van personen. Een businessregel of KPI-definitie hoort een eigenaar te hebben die verantwoordelijk is voor de betekenis ervan, bijvoorbeeld een data steward per domein, of een glossary met één definitie en één naam per term. Verandert de eigenaar, dan verandert de verantwoordelijkheid mee, niet de kennis die verloren gaat.
Daarnaast helpt het om regelmatig kritisch naar je eigen systemen te laten kijken door mensen die er niet dagelijks in zitten. Wie er middenin zit, stelt de vragen niet meer die te vertrouwd zijn geworden.
Tot slot: bouw voor overdraagbaarheid vanaf het begin, niet als opruimactie achteraf. Denk aan lineage-informatie of een model card die aannames en beperkingen beschrijft, gekoppeld aan het artefact zelf en meeversionerend. Dat veroudert niet op dezelfde manier als een los document.
De kern
Mensen vertrekken, dat is onvermijdelijk. De vraag is of de kennis met hen meeloopt, of dat de organisatie zelf is ingericht om die kennis vast te houden, ongeacht wie er komt en gaat.
Benieuwd hoe kwetsbaar jouw organisatie op dit punt is? Wij helpen organisaties niet alleen met het bouwen van een solide dataplatform, maar ook om eigenaarschap en overdraagbaarheid zelf goed in te richten, zodat kennis over je data en tools, AI incluis, niet verdwijnt zodra iemand vertrekt. Plan een vrijblijvende intake van 30 minuten, dan denken we met je mee.
