Tableau Desktop is een krachtige datavisualisatietool waarmee je verbinding kunt maken met verschillende datasets en interactieve dashboards en visualisaties kunt maken. Of je nu een bedrijfsanalist, data scientist of gewoon iemand bent die complexe gegevens moet begrijpen, Tableau Desktop kan je helpen inzichten te ontdekken en deze effectief over te brengen.
In deze eerste sectie behandelen we de basisprincipes van Tableau Desktop, waaronder het downloaden en installeren en een overzicht van de gebruikersinterface en functionaliteit.
In deze les leer je
- Hoe je Tableau kunt downloaden en installeren
- Hoe de gebruikersinterface van Tableau werkt
- De basis functionaliteiten van Tableau
Gebruikersinterface en Functionaliteit
Wanneer je Tableau Desktop voor het eerst opent, zal Tableau je vragen om je proefaccount te registreren of om in te loggen op een al bestaand account. Maak de keuze die aansluit bij je situatie. Hierna krijg je een welkomstscherm te zien waar je kunt kiezen of je verbinding wilt maken met een dataset, een opgeslagen workbook wilt openen of een nieuw workbook vanaf nul wilt maken. Een workbook is de naam die Tableau hanteert voor een dashboard.
Als je ervoor kiest om een nieuw workbook te maken (klik op het Tableau-logo in de linkerbovenhoek), krijg je een leeg canvas te zien waarop je je visualisaties kunt opbouwen. We nemen nu kort de belangrijkste onderdelen van de gebruikersinterface door:
- De Toolbar: Deze bevat knoppen voor veel voorkomende acties zoals het opslaan van je werkboek, het ongedaan maken en opnieuw uitvoeren van acties en het vernieuwen van je gegevens.
- Data Pane: Dit toont de veldnamen in de gegevensbron waarmee je bent verbonden en stelt je in staat velden te slepen om visualisaties te maken.
- Canvas/View: Hierop maak je je visualisaties. De view kan bestaan uit werkbladen, dashboards en verhalen.
- Marks Card: Deze bevinden zich links en boven het canvas en stellen je in staat filters toe te voegen, je gegevens te sorteren en de opmaak van je visualisaties aan te passen.
- Show me: Deze bevindt zich aan de rechterkant van het canvas en stelt je in staat het type visualisatie te kiezen dat je wilt maken, zoals een staafdiagram of lijndiagram.
Introductie
Om visualisaties en dashboards te maken in Tableau Desktop, moet je verbinding maken met een dataset. Tableau Desktop kan verbinding maken met verschillende soorten data, zoals Excel-bestanden, relationele databases en cloudservices zoals Google Analytics. In deze tweede les van onze gratis Tableau Training leer je hoe je verbinding kunt maken met data en hoe je de gegevens kunt voorbereiden op gebruik in Tableau Desktop.
In deze les leer je
- Hoe je met Tableau connectie kunt maken met data
- Hoe je data met Tableau kunt voorbereiden voor het maken van visualisaties
- Hoe Tableau je gegevens weergeeft
Verbinding maken met data
Het doel van datavisualisatie en het werken met Tableau, is inzichten uit je data krijgen. Hiervoor is uiteraard data nodig! Tableau ondersteunt heel veel verschillende data types. Zoals een Excel-bestand, een CSV-bestand of een database zoals SQL Server of Oracle. Je kunt ook verbinding maken met een cloudservice zoals Google Cloud, Amazon, Google Sheets of Salesforce. Een eerste stap is dus om verbinding te maken met een dataset.
Wanneer je linksboven op het Tableau-logo klikt zie je bovenstaand scherm. Om terug te gaan naar het welkomstscherm klik je weer op het Tableau logo.
Om verbinding te maken met een dataset, selecteer je de optie “Connect to Data” op het welkomstscherm van Tableau Desktop. Vervolgens verschijnt er een lijst met verschillende datasets waarmee je verbinding kunt maken. Het is dan slechts een kwestie van het type bestand of soort verbinding selecteren. In deze training werken we met een trainingsdataset die automatisch geïnstalleerd is, namelijk de Sample – Superstore dataset. Deze kun je linksonderin onder “Saved Data Sources” vinden, en bevat fictieve data over een winkel met verkoop van kantoorartikelen in verschillende klantsegmenten, met daarbij de landen, levertijden, retouren en de managers per regio.
Als je eenmaal verbinding hebt gemaakt met je gegevensbron, en je klikt op ‘Sheet 1’, zie je links in het scherm een gevulde “Data Pane” met daarin de namen van alle velden/kolommen in je dataset (zie les 1, Introductie tot Tableau Desktop, opdracht 2). Deze kun je gebruiken om de gegevens te verkennen en de velden te selecteren die je wilt gebruiken voor je visualisaties en dashboards. De kolommen (vaak ‘velden’ genoemd) van je data worden hier weergegeven. Daarnaast staat er een icoontje voor de kolomnaam waaraan je kunt zien wat voor type data er in de betreffende kolom staat. We zetten de meest gebruikte iconen voor je op een rij:
Tekst (String) veld
Numeriek veld
Datum veld
Datum en tijd veld
Geografisch veld
Boolean veld
'Discrete' en 'Continuous' data
Wat verder opvalt, is dat wanneer je over een kolomnaam zweeft, je een blauwe of een groene kleur ziet. Tableau maakt onderscheid tussen ‘Discrete’ (blauw) of ‘Continuous‘ (groen) data. Kort gezegd is dit het verschil: met continue waarden kun je rekenen, met discrete waarden niet. Discrete (als in: afzonderlijk, onderscheiden) waarden zijn categorische waarden: de naam van een klant bijvoorbeeld, de categorie van een product. Je kunt vaststellen of ze hetzelfde zijn of niet, maar het heeft weinig zin om ermee te gaan optellen of vermenigvuldigen. Aan de andere kant heb je continue waarden, dit zijn vaak getallen of datums. Er is een onderliggende logica die het mogelijk maakt ermee te rekenen. Zo kun je een optelsom maken van de waarde van alle producten die je verkocht hebt, en deze delen door het aantal maanden in je dataset.
Dat een veld voornamelijk uit getallen bestaat wil overigens niet altijd zeggen dat het ook een continue waarde is. Telefoonnummers bij elkaar optellen levert bijvoorbeeld geen zinnige inzichten op. Tegelijkertijd zou je een kolom met klantnamen ook prima kunnen gebruiken om het aantal verschillende klanten te tellen. Zo gebruik je een kolom met categorische gegevens om een continue waarde te creëren waar je weer mee kunt rekenen.
Deze video geeft ook een goede uitleg van de verschillen:
Data source pane
Helemaal links onderin het scherm zien we ook nog het Data Source tab, Wanneer we deze selecteren krijgen we een kijkje onder de motorkap. We zien dan de data in tabel vorm. Hier kun je de inhoud van de data bekijken en controleren, wijzigingen maken in de data, of relaties maken tussen verschillende datasets.
De Sample – Superstore dataset is in feite een excel bestand met 3 verschillende tabbladen. Een tabblad met de bestellingen (Orders), een tab met de managers (People) en een tab met de retourzendingen (Returns). Je kunt de inhoud van de verschillende tabbladen bekijken door te drukken op de naam van het tabblad.
De lijnen tussen de tabbladen geeft de relatie aan tussen de tabbladen. Door op de lijn te klikken kun je zien op welk veld deze relatie gebaseerd is. Voor de lijn tussen ‘Orders’ en ‘People’ zien we dat deze een relatie hebben op basis van de kolom ‘Region’. In de tabel ‘Orders’, staat in welke regio een product verkocht is. Bijvoorbeeld in de regio West. Vervolgens wordt de informatie uit de tabel ‘People’ hieraan toegevoegd. In de tabel ‘People’ staat de naam van de accountmanager voor de regio West.
Introductie
Tableau Desktop biedt een breed scala aan mogelijke visualisaties, waaronder staafdiagrammen, lijngrafieken, cirkeldiagrammen, kaarten en vele andere. In deze derde les van onze gratis training leer je hoe je deze basisvisualisaties kunt maken en aanpassen om je gegevens op de meest effectieve manier te presenteren.
In deze les leer je
- Hoe je basis visualisaties maakt in Tableau
- Hoe je gemaakte visualisaties kunt aanpassen
- Hoe je zelf kleuren van je dashboard aanpast
Waarom zou je data moeten visualiseren?
Waarom zou je eigenlijk data visualiseren? We visualiseren data omdat we als mensen veel beter in staat zijn visueel patronen te herkennen dan dat we conclusies kunnen trekken uit een tabel vol getallen. Bekijk een filmpje van de BBC met 5 visualisaties die de wereld hebben verandert hieronder, en ontdek waarom visualiseren erg waardevol is.
Visualisaties maken
Het is heel simpel om een visualisatie te maken in Tableau Desktop. Je selecteert de gegevens die je wilt gebruiken in data pane links in je scherm. Vervolgens sleep je de velden naar de ‘Rows‘, ‘Columns‘ en ‘Marks’ cards om de visualisatie te bouwen. Je kunt ook gebruik maken van de ‘Show me‘ om snel en gemakkelijk een visualisatie te maken op basis van een vooraf gedefinieerde sjabloon. We adviseren je om zelf bekend te raken met Tableau zonder show me te gebruiken. De opdrachten in deze training helpen je daarbij.
Tableau werkt met zogenaamde sheets. Op deze sheets maak je een visualisatie (bijvoorbeeld een bar chart of een line chart). Elke visualisatie krijgt een eigen sheet. Vervolgens combineer je deze sheets samen tot een dashboard. In hoofdstuk 8 leren we hoe we een dashboard maken. Maar de eerste stap is dus om een sheet van je dashboard te maken. Wat voor soort visualisatie je maakt hangt af van het type data waar je mee werkt en welke vraag je ermee probeert te beantwoorden. In deze training gaan we niet dieper in op wanneer je het beste welke visualisatie kunt gebruiken. Als je daar toch in geïnteresseerd bent is dit dashboard van collega Andy Kriebel een goed startpunt. Laten we eerst beginnen met het maken van een bar chart.
Voilà, daar is je allereerste visualisatie. Zo makkelijk kan het leven zijn. Hier zie je ook de discrete en continuous fields in actie. Op de achtergrond kijkt Tableau welke producten er zijn, en groepeert deze. Vervolgens voegen we de sales toe. Tableau telt dan alle Sales bij elkaar op per Product, en toont deze als een staafdiagram. Tableau telt dan alle Sales bij elkaar op per Product, en toont deze als een staafdiagram. De keuze voor een grafiektype doet Tableau automatisch en is gebaseerd op visual best practices behorende bij deze combinatie van data types. Een handige tip is om je werk op te slaan en niet zomaar weg te klikken, omdat we in deze training voortbouwen op de opdrachten die we creëren in hetzelfde workbook.
Het is goed om nog even terug te kijken naar je visualisatie. Het lijkt heel intuïtief, drie kolommen voor drie productencategorieën met daarbij de totale waarde van de sales. En als je goed naar het groene pilletje kijkt, zie je wat je eigenlijk als wist: Tableau heeft alle waarden opgeteld die per regel in de oorspronkelijke tabel opgeslagen zijn, en vervolgens uitgesplits per productcategorie. Tableau zal voor continue (groene) meetwaarden altijd voor een aggregatie (= groepering/samenvoeging) gaan. Standaard is dit een som, maar je kunt zelf ook een andere aggregatievorm kiezen.
Klik met je rechtermuis op het groene pilletje met SUM(Sales), halverwege het menu zie je nu Measure (Sum) staan. Als je hierboven hangt met je muis, zie je dat je behalve de som nog meer aggregatieniveau’s kunt kiezen, zoals het gemiddelde, de mediaan en het maximum en minimum. Je kunt uit al deze (statistische) aggregatievormen kiezen doordat Tableau altijd alle waarden in de hele kolom zal willen samenvatten in één getal. Het is belangrijk om dat te begrijpen als je later complexere berekeningen wilt uitvoeren.
Line chart
We hebben de smaak te pakken en gaan gelijk door met het maken van een Line Chart.
- Maakt een nieuwe sheet aan.
Onderin het scherm, naast Sheet 1 staan drie kleinere knoppen. Met de eerste knop maak je een ‘New worksheet’. Je kunt sheets hernoemen door er op te dubbelklikken en de nieuwe naam in te voeren.
Maak een nieuwe sheet aan en noem deze Line Chart, hernoem de oude Sheet 1 Bar Chart.
Nu we een nieuwe blanco worksheet hebben gaan we beginnen aan de Line Chart.
- Sleep eerst de kolom Order Date naar columns.
- Sleep vervolgens Sales naar Rows.
We hebben nu een simpele linechart per jaar. We gaan deze aanpassen naar een line chart voor elke maand.
Klik in de columns shelf met je rechter muisknop op YEAR(Order Date), en selecteer de optie Month May 2015.
Nu we een nieuwe blanco worksheet hebben gaan we beginnen aan de Line Chart.
- Sleep eerst de kolom Order Date naar columns.
- Sleep vervolgens Sales naar Rows.
We hebben nu een simpele linechart per jaar. We gaan deze aanpassen naar een line chart voor elke maand.
Klik in de columns shelf met je rechter muisknop op YEAR(Order Date), en selecteer de optie Month May 2015.
Pie Chart
Een andere visualisatie die je vaak ziet is een Pie Chart ofwel taartdiagram. Deze cirkel is opgedeeld in taartpunten en geven een verdeling aan tussen verschillende categorieen. Om een Pie Chart te maken gaan we eerst weer een nieuw sheet openen.
- Als je dat nog niet gedaan had: hernoem de sheet van de vorige oefening naar ‘Line Chart’.
- Maak een nieuwe sheet aan.
- Klik op het drop down-menu in de Marks Card, waar nu Automatic staat.
- Kies voor de optie Pie. Tableau weet zo dat we een pie chart willen maken. Zo zien we dat er een extra optie verschijnt in de marks pane, namelijk ‘Angle’. We willen in onze Pie chart de Profit (winst) per winkel segment zien.
- Voeg de kolom Segment toe door deze op Color te slepen in de Marks Pane. De cirkel wordt nu verdeeld in het aantal categorieën in de dataset, drie in dit geval.
- Sleep de Profit naar Angle in de Marks Pane. Zo worden de 360 graden van de cirkel (de totale winst) onder de drie categorieën verdeeld op basis van hun onderlinge verhouding.
Zo hebben we een pie chart gemaakt.
- Ga in Tableau Desktop terug naar de sheet ‘Bar Chart’.
- Klik met de rechter muisknop in de Legenda en kies voor ‘Edit Colors’. Je kunt nu een andere kleur toepassen. Dit kan ook door op Colour te klikken in de Marks Pane.
Als je nu weer naar de Pie Chart gaat, waar Segment al op Color staat, zul je zien dat je taartpunten dezelfde kleuren heeft als dezelfde segmenten bij de Line Chart. Pas je deze kleuren aan bij de Pie Chart, dan zie je dat ze ook aangepast worden bij de Line Chart. Omdat de waarden in het veld Segment discrete zijn, gebruiken we hier dus ook verschillende (grond)kleuren voor verschillende waarden. Vergeet niet je werk op te slaan want we gaan verder met de gemaakte visualisaties.
Let op: Als je kleuren gebruikt om bijvoorbeeld verschillende productcategorieën van elkaar te onderscheiden, verbind je die kleuren met specifieke waarden. Als je vervolgens op hetzelfde dashboard dezelfde kleuren weer gebruikt voor andere waarden, creëer je associaties tussen waarden in je dashboard die je helemaal niet bedoelt. Meer hierover in hoofdstuk 10, Best Practices.
Conclusie
In deze sectie heb je geleerd hoe je een aantal basisvisualisaties kunt maken en aanpassen in Tableau Desktop. Door gebruik te maken van de verschillende visualisatietypen en eigenschappen zoals kleur aan te passen, kun je de gegevens effectief presenteren en inzicht bieden in de trends en patronen die in de gegevens verborgen zitten. In het volgende hoofdstuk gaan we zelf berekening maken die we in onze visualisaties kunnen gebruiken.
Introductie
Calculated Fields zijn een krachtige manier om gegevens te gebruiken en te analyseren in Tableau Desktop. Je kunt het vergelijken met een berekening die je in Excel kunt maken, maar dan nog veel uitgebreider: je creëert namelijk steeds een nieuwe kolom. In deze sectie van de gratis training leer je hoe je Calculated Fields kunt maken en gebruiken. We leren in deze sectie ook hoe je Calculated Fields kunt gebruiken om geavanceerde analyses uit te voeren.
In deze les leer je
- Hoe je Calculated Fields kunt aanmaken
- Welke verschillende functies er zijn
- Wat voor soort berekeningen je kunt maken
Calculated Fields maken
Calculated Fields zijn velden (kolommen in de tabel dus) die zijn gemaakt op basis van andere velden in de data. Door Calculated Fields te maken, kun je gegevens manipuleren en nieuwe dimensions of measures creëren die niet direct beschikbaar zijn in de data.
Om een Calculated Field te maken in Tableau Desktop, selecteer je de optie ‘Create Calculated Field’ in het menu bij het pijltje in het venster ‘Data Pane’. Vervolgens schrijf je een formule die de berekening uitvoert. Deze formule bevat zogenaamde functions die je in je berekening kunt gebruiken. In het volgende deel gaan we verder op deze functions.
Functions gebruiken
Tableau Desktop biedt een breed scala aan functions die je kunt gebruiken om gegevens te manipuleren en geavanceerde analyses uit te voeren. In Tableau worden ze heel handig opgedeeld in verschillende categorieën. In het veld waarin je de Calculated Fields maakt kun je een zijbalk uitklappen door op het pijltje rechts in het scherm te drukken. Rechts bovenin dit scherm zit een knop ‘All’. Door hierop te klikken zie je de verschillende categorieën. Rechts daarvan zie je vervolgens voor elke functie die je selecteert wat de functie doet, en hoe je deze kunt gebruiken. Let erop dat de syntax behoorlijk nauw komt, dus let goed op!
Deze verschillende categorieën betekenen het volgende:
Kijk of je de SPLIT-functie kan vinden en hoe deze gebruikt kan worden binnen Tableau Desktop. Onder welke categorie staat deze?
Kijk of je de DATEDIFF functie kan vinden, onder welke categorie staat deze? En wat denk je dat de functie doet?
Profit ratio
In de Sample Superstore-bron die we gebruiken, zit al een Calculated Field. Deze kun je herkennen aan het kleine =-teken voor de kolom. Hoewel we dit veld zullen terugvinden in de oorspronkelijke brondata, kunnen we deze wel gebruiken in het dashboard. Het veld genaamd ‘Profit Ratio’, oftewel het winstpercentage. We kunnen dit berekende veld ook aanpassen en bekijken hoe de berekening gemaakt is. Voor een winstpercentage willen we de totale winst delen door de totale verkopen.
- Klik met de rechtermuisknop op het veld ‘Profit Ratio’
- Kies voor de optie ‘Edit’…
- Het Calculated Field opent zich nu. Hier zie je de berekening met de gebruikte Functions.
Functions krijgen in de berekening een blauwe kleur. Kolommen/velden die in de berekening gebruikt worden hebben een oranje kleur. Zo kun je ze makkelijk onderscheiden. Verder zien we de functie SUM. De SUM-functie telt alle waarden van het veld dat binnen de haakjes genoemd wordt bij elkaar op. We gebruiken die functie hier eerst voor de velden zelf, omdat we de totale winst door de totale verkopen willen berekenen. Als de slechts profit/sales als formule zouden gebruiken, berekent Tableau voor iedere rij in de dataset (dus voor elke individuele verkoop) de winstratio, en telt al deze marges vervolgens bij elkaar op. Hierdoor krijgen we een foutief resultaat. Het is dus belangrijk dat we SUM gebruiken. We delen dus de SUM van profit door de SUM van sales.
Tip: met twee ‘//’ tekens, kunnen we een comment in het berekende veld zetten. Handig als collega’s later de uitleg bij een berekening willen bekijken of aanpassen.
4. Typ een comment door te beginnen met //. De tekst kleurt grijs, zo weet je dat de comment verder geen invloed heeft op de berekening.
- Open een nieuw Calculated Field
- Hernoem het Calculated Field naar ‘First Name’
- Begin vervolgens met het typen van de Function die we willen gebruiken: SPLIT. Tableau geeft automatisch suggesties voor functies die beginnen met de letters die je in typt.
- Kies voor de SPLIT-functie. Rechts in je scherm zie je hoe de SPLIT-functie werkt. Als je niets ziet, klik dan op het woordje Split en eventueel op het pijltje naar rechts om het functiemenu uit te vouwen. We moeten naar een tekst-veld in de dataset verwijzen, een letter of teken kiezen waarop we de tekst willen opsplitsen, en een nummer voor welk deel van de opgesplitste tekst we willen gebruiken.
- Begin met de kolom die we willen splitsen, ‘Customer Name’.
- Typ dan een komma.
- Omdat we willen splitsen op basis van een spatie tussen de voor- en achternaam, typen we twee enkele aanhalingstekens met daartussen een spatie. Zo weet Tableau dat het veld gesplitst moet worden door een spatie. ‘ ‘.
- Typ vervolgens weer een komma.
- Tik vervolgens een 1. Deze 1 geeft aan dat we het 1e deel van de gesplitste tekst willen.
Je calculatie ziet er nu zo uit:
Maak nu een nieuwe worksheet aan.
- Hernoem deze sheet naar ‘Mark’.
- Dubbelklik nu je zojuist gecreëerde Calculated Field, First Name.
- Dubbelklik op de kolom Customer Name.
- Wat zie je?
Vergeet je je werk niet op te slaan? 🙂
Tijdsverschil tussen datumwaarden
Laten we doorgaan met een iets moeilijker voorbeeld. We willen graag weten hoeveel dagen het duurt voor een bestelling van een klant verscheept is. Het zou een hele klus zijn om per bestelling handmatig het verschil uit te rekenen tussen de Order Date en de Shipping Date. Gelukkig kunnen we met de Calculated Fields van Tableau gemakkelijk een berekening maken om deze vraag voor alle bestellingen tegelijk te beantwoorden.
- Open een nieuw Calculated Field;
- Hernoem het veld naar ‘Days until shipping’;
- Begin met het typen van, en selecteer de function DateDiff. Bekijk in het menu hoe de syntax van deze functie eruit ziet;
- Type dan, tussen de functiehaakjes, ‘day’ tussen aanhalingstekens. We willen namelijk het verschil hebben in dagen;
- Volg met een komma;
- Begin met het typen van, en selecteer ‘Order date’;
- Volg met een komma;
- Begin met het typen van, en selecteer ‘Ship data’.
Je Calculated Field ziet er als volgt uit:
Op een nieuwe sheet kun je de volgende kolommen gebruiken voor een visualisatie: Days until shipping op de columns shelf, en Order ID op de rows shelf. In de bar chart die ontstaat zie je per bestelling hoeveel dagen de bestelling erover heeft gedaan van bestelling tot verzending.
…Tenminste, als we ervan uitgaan dat elk Order ID slechts één regel bevat.
Aangezien Tableau automatisch aggregeert met SUM, kunnen we niet zien of dit de som is van 1, 5 of 100 regels. Het is dus altijd belangrijk om in de gaten te blijven houden wat Tableau doet en wat dit voor mogelijke consequenties heeft. Er zijn verschillende manieren om de uitkomst van onze berekening te toetsen.
- Klik met je rechtermuisknop op Days Until Shipping en kies voor Measure > Average. Daarmee deelt Tableau de som van het aantal dagen per Order ID door het aantal regels waaruit die som bestaat.
óf
2.Zorg dat Days Until Shipping als som wordt geaggregeerd. Klik met je rechtermuisknop op een van staven in je scherm van een Order ID met een erg lange bezorgtijd. Klik op View Data…. Er opent nu een pop up-venster. Als je hier nu klikt op de naam van de brontabel, zie je de hoe in de visualisatie aanwezige velden in de tabel staan. In dit geval bevat de bestelling waarschijnlijk 6 producten, waardoor er 6 regels staan.
óf
3. Sleep vanaf de Data Pane opnieuw het veld Order ID naar de Columns Shelf naast Days Until Shipping. Rechterklik op Order ID in de Columns Shelf en selecteer Measure > Count. Nu zie je dat het veld Order ID groen wordt. Klik rechts bovenin je scherm op Show Me en selecteer de tabel, uiterst links bovenin. We zien nu dat de Order ID’s met hoge waarden voor Days Until Shipping in veel gevallen ook vaker in de dataset voorkomen. Toeval? Zeg het maar, jij bent de analist!
Conclusie
In deze sectie heb je geleerd hoe je Calculated Fields en Functions kunt gebruiken in Tableau Desktop om gegevens te manipuleren en geavanceerde analyses uit te voeren. Door gebruik te maken van deze functies, kun je inzicht krijgen in de gegevens en de trends en patronen die daarin verborgen zijn. Het maakt Tableau tot een krachtig en flexibel product. Al je data vragen kun je met behulp van deze berekende velden oplossen. In het volgende onderwerp gaan we door met hoe we data filteren in Tableau.
Introductie
Filters en sets bieden een effectieve manier om de gegevens in Tableau Desktop te filteren en te segmenteren. In deze sectie leer je hoe je filters en sets kunt gebruiken om gegevens te analyseren. Zo zijn filters ook erg handig voor de gebruikers van je dashboards om voor hun relevante informatie op te zoeken. We leggen je in deze gratis training graag uit hoe filters en sets werken in Tableau.
In deze les leer je
- Wat voor verschillende soorten filters er zijn
- Hoe je filters kunt toepassen op je data
- Hoe je sets kunt gebruiken
Filters gebruiken
Filters zijn een krachtig hulpmiddel om data te filteren op basis van specifieke criteria. In Tableau Desktop kun je filters toepassen op velden om data in je dashboard te beperken tot een specifieke subset van de data. Dit kan handig zijn om bijvoorbeeld gegevens van een bepaalde tijdsperiode of van een specifieke locatie te bekijken. Gebruikers zien dan bijvoorbeeld alleen gegevens voor bestellingen in het jaar 2023 in plaats van de jaren 2010 t/m 2023.
Het is belangrijk om te begrijpen dat een filter alleen impact heeft op het aantal rijen in je dataset, niet op de mogelijke kolommen. Voor elke rij in de dataset wordt bepaald of de waarde van het als filter gebruikte veld (Order Date bijvoorbeeld) aan de filtervoorwaarde (2023) voldoet. Van alle rijen waarvoor dit geldt zijn alle waarden in alle andere velden gewoon te gebruiken.
Het is ook mogelijk om meerdere filters toe te passen op een visualisatie. Zo voer je een meer complexe analyse uit. Met behulp van filters kun je snel inzoomen op specifieke delen van de gegevens en trends en patronen ontdekken die anders verborgen zouden blijven. Daarnaast zijn er verschillende typen filters te gebruiken in Tableau. Laten we er een aantal ontdekken.
- Rechterklik op de sheet Line chart die je eerder hebt gemaakt en selecteer Duplicate. Noem de oude sheet Line Chart Unfiltered en de nieuwe Line Chart.
- We willen nu de Sales zien, maar alleen van de marktsegment Consumer.
- We maken een filter voor de kolom Segment.
- Sleep Segment naar de filter pane.
- Er opent een nieuw scherm. Daar zie je de 3 waardes die in de kolom Segment voorkomen. Selecteer Consumer.
- Druk op OK.
- Je ziet de lijnen voor de andere segmenten verdwijnen. Op dit moment zijn er alleen nog maar sales zichtbaar voor het segment Consumer. Als je nog eens met je rechtermuisknop op het veld Segment in de filter pane klikt en Show Filter selecteert, verschijnt het filter aan de rechterkant van je canvas.
Filter op datum
Op eenzelfde manier kunnen we ook datumfilters maken. Hier krijgen we alleen wat meer opties voorgeschoteld. We kunnen immers filteren op maanden, jaren, dagen, wat dan ook. Het maken van een filter voor een datum gaat op dezelfde manier:
- Rechterklik op de sheet Mark waar je de namen en het berekende veld hebt gezet, en selecteer Duplicate. Noem de nieuwe sheet nu Mark Set.
- Scroll door de lijst met namen totdat je de 5 Mark’s in de data vindt. (Marc met een C hoort hier niet bij.
- Selecteer de Mark’s door op Abc in de rechterkolom te klikken, en met je muis ingedrukt te slepen tot je alle Mark’s in je selectie hebt.
- Klik dan met je rechtermuisknop en kies voor de optie ‘Create Set…’
- Noem de set ‘Mark’
- Druk op OK. Je hebt nu alle Marks als het ware in een bakje gedaan.
- Sleep je gecreëerde set naar Text.
Zoals je ziet, krijgen de gegevens nu de tekst ‘In’ of ‘Out’. Dit geeft aan of ze binnen de set vallen, of erbuiten. Door visualisaties te maken met je set, kun je ‘bakjes’ met data vergelijken. Je kunt sets gebruiken als tekst, zoals we nu hebben gedaan, op kleur of zelfs als filter.
Nu kunnen we uitzoeken of klanten die Mark heten gemiddeld meer of minder utigeven dan mensen die níet Mark heten.
- Maak een nieuwe sheet aan en noem deze AVG Sales Mark.
- Sleep het zojuist gecreëerde veld ‘Mark‘ naar columns en Sales naar rows. Tableau aggregeert nu alle Sales als som, waardoor er een enorm verschil lijkt te bestaan. Rechterklik op het groene Sales-pilletje en selecteer onder Measure nu Average. Nu liggen de gemiddelden van de Mark- en de niet-Mark-groep dichter bij elkaar.
- Wil je de precieze getallen kunnen zien zonder met je muis boven de staven te zweven? Sleep dan Sales naar de Label-kaart (met de T erin) en aggregeer ook hier op het gemiddelde in plaats van de som.
- Wie geven er gemiddeld meer geld uit aan onze producten? Marks of niet-Marks?
Conclusie
In deze sectie heb je geleerd hoe je filters en sets kunt gebruiken in Tableau Desktop om gegevens te filteren en te segmenteren. Door gebruik te maken van deze krachtige hulpmiddelen kun je de gegevens beperken tot specifieke subsets en trends en patronen ontdekken die anders verborgen zouden blijven. In de volgende les gaan we door met het groeperen van je data, en het creëren van hiërarchische relaties tussen velden.
Introductie
In deze les leer je hoe je Groups en Hierarchies kan gebruiken in Tableau Desktop om complexe datasets eenvoudiger te maken en beter te begrijpen. Het zijn beide bewerkingen die je op je data toepast nadat je deze ingeladen hebt.
In deze les leer je
- Wat hiërarchieën en groepen zijn
- Hoe je hiërarchieën en groepen aanmaakt
- Waarvoor je hiërarchieën en groepen in kunt zetten
Wat zijn groepen en hiërarchieën?
De term groep is makkelijk te begrijpen, maar het is goed om er even nader bij stil te staan. Als je in Tableau een groep maakt, creëer je een subset van gegevens van een specifiek veld door individuele waarden te combineren. Met andere woorden, je kunt meerdere elementen samenvoegen in één groep op basis van een gemeenschappelijk kenmerk of eigenschap.
Zo kun je een groep maken van alle producten die tot een bepaalde productlijn behoren, van dezelfde fabrikant of leverancier komen of een groep met producten die dezelfde startletter hebben. Je kunt van deze groepen een soort bovenliggend niveau maken waarmee alle waarden vertegenwoordigd worden, maar bijvoorbeeld ook simpelweg een groepje producten bij elkaar voegen die je vaak gebruikt.
In Tableau verwijst een “hiërarchie” naar een geordende structuur van velden die in een gelaagde volgorde worden weergegeven. Het stelt je in staat om gegevens op verschillende niveaus van detail te bekijken en te analyseren, van breed naar specifiek. Een hiërarchie is kun je uitbeelden als een boomstructuur, elke nieuwe laag valt exclusief onder een overkoepelende categorie.
Met behulp van hiërarchieën kun je gegevens aggregeren op verschillende niveaus, zoals van jaar naar kwartaal naar maand, van continent naar land naar stad, of van productcategorie naar sub-categorie naar productnaam. Dit helpt bij het analyseren en visualiseren van gegevens op een meer gestructureerde en begrijpelijke manier.
Na het openen van Tableau en de Sample – Superstore kun je zien dat er in de Data Pane al twee hiërarchieën zijn gemaakt. Dit is de hiërarchie ‘Product’ en de hiërarchie ‘Location’. Voor deze oefening gaan we naar de Product-hiërarchie kijken. Deze hiërarchie is al gemaakt, door meerdere dimensies samen te voegen en deze in een bepaalde volgorde te plaatsen.
- Voeg de Location-hiërarchie toe aan Rows. Je ziet nu dat je een plusje hebt voor het veld Country/Region. Druk op het plusje/minnetje om de velden te tonen of juist weer weg te halen. Zit er een bepaalde logica in de volgorde van de velden? Zo ja, welke?
- Klik met je rechtermuisknop op remove hierarchy. Je ziet nu dat het plus/min teken verdwenen is bij je velden die op de rows staan.
- Voeg de Location–hiërarchie weer toe door de bijbehorende velden te selecteren en met je rechtermuisknop op een van de velden te klikken. Kies voor Hierarchy → Create Hierarchy en geef als naam ‘Location’.
- Plaats de velden in de juiste volgorde, van groot naar klein.
- Je kunt ook een hiërarchie maken door een dimensie op een andere dimensie te slepen. Bedenk hierbij wel of het een logische hiërarchie is.
Introductie
In dit gedeelte van de training zullen we de meer geavanceerde visualisatietechnieken behandelen die beschikbaar zijn in Tableau Desktop. Naast de standaard visualisaties die we eerder hebben behandeld, zoals de bar chart en de line chart, zijn er ook nog complexere visualisaties te maken. Complexer in de zin dat ze in Tableau wat lastiger zijn om te maken. Deze technieken zijn nuttig om complexe gegevenssets te visualiseren en dieper inzicht te krijgen in de onderliggende patronen. Daarnaast zien ze er vaak ook heel erg gaaf uit, en maken ze je dashboard tot een mooi plaatje.
In deze les leer je
- Hoe je Tableau kunt gebruiken om geavanceerde visualisaties te maken
- Hoe je een heatmap kunt maken
- Hoe je met geografische data werkt en een kaart maakt
VISUALISATIETYPEN
Een heatmap is een kleurgecodeerde weergave van data op een twee-dimensionale matrix. Het wordt gebruikt om trends te visualiseren in een gegevensset met meerdere variabelen.
Een tree map is een grafische weergave van hiërarchische gegevens die rechthoekige blokken gebruikt om de relatieve grootte van elke categorie weer te geven. Zo kun je snel een inschatting maken van hoe bepaalde dimensiewaarden zich verhouden tot zowel het geheel als de andere waarden in die dimensie.
Dit type grafiek maakt het mogelijk om de relatie tussen twee meetwaarden met een gedeelde dimensie te tonen in één visualisatie. Dit doe je door een tweede as met meetwaarden toe te voegen tegenover de eerste. Bijvoorbeeld door in een grafiek met de maanden in het jaar op x-as, zowel de omzet als de winst op de y-as te visualiseren.
Doordat de winst-as een andere schaal heeft dan de omzet-as, kun je bovendien eenvoudig zien dat er een rechtstreeks verband lijkt te bestaan tussen omzet en winst. Als beide assen dezelfde schaal zouden hebben, waren de schommelingen in de winst platgedrukt in het stukje y-as tussen 0 en 50k.
Een histogram is een grafische weergave – meestal een staafdiagram – van de frequentieverdeling van continue variabelen. Het wordt gebruikt om de verdeling van de gegevens te visualiseren in afgebakende groepen in plaats van op een doorlopende as. Bijvoorbeeld de levertijden van bestellingen in groepen van 0 tot 1 dag, 1 tot 2 dagen, etc., in plaats van op de seconde precieze levertijden.
Een kaart is een visuele weergave van geografische data op basis van locatiegegevens zoals landen, steden of postcodes. Er zijn verschillende manieren van weergave mogelijk op een kaart: het zetten van specifieke punten, het uitlichten van hele landen of staten, of abstractere gebieden. Ook kan de achtergrond aangepast worden naar behoefte.
- Maak een nieuwe Sheet en hernoem deze naar ‘# Orders by Month and Shipmode (Heatmap)‘.
- Sleep Order Date naar Columns en kies voor Month (May).
- Sleep Shipmode naar Rows, je hebt nu de opzet van je heatmap.
- Sleep vervolgens Orders (Count) naar Color.
- Klik op Color, edit color en kies voor het palet Green-Gold.
Om een schermvullende weergave te maken klik je in de toolbar op Standard en kies je voor Entire View.
Je kunt nu gemakkelijk zien welke maanden en welke ship mode veel orders hebben, hoe donkerder groen hoe meer orders, hoe geler hoe minder orders. In de Standard Class lijken altijd relatief veel orders te zijn, en de maanden september, november en december zijn bij alle Ship Modes hoog in orders.
Tree Maps
Het doel van de visualisatie is om de verkoop van verschillende categorieën en subcategorieën weer te geven van de Superstore dataset. Dit doen we met een tree map. En hoewel de visualisatie weinig met bomen te maken heeft, is dit een handige manier om op een visueel aantrekkelijke manier de verhouding tussen deel en geheel te laten zien. In het voorbeeld hieronder zie je hoe de totale sales verdeeld worden over drie categorieën, van groot (linksboven) naar klein (rechtsonder), en hoe per categorie de sales verdeeld worden over de subcategorieën.
- Maak een nieuwe Sheet en hernoem deze naar ‘Sales & Profit Ratio per Category en Sub-Category (Tree map)‘.
- Sleep Category naar Text op de Marks Card.
- Druk vervolgens op het + teken zodat Sub-Category verschijnt. Hiermee klap je de hierarchy uit, wat we eerder besproken hebben in les 6.
- Sleep Sales naar Size op de Marks Card, en je Tree Map verschijnt. Je kunt nu gemakkelijk zien welke (sub)categorieën de meeste verkoopwaarde vertegenwoordigen, en hoe de verhouding is met andere (sub)categorieën.
- Nu willen we nog zien wat de winstgevendheid per vakje is, dit doen we door Profit Ratio naar Color te slepen op de Marks Card. Zo kunnen we ook de eventuele relatie tussen omzet en winstratio per subcategorie bekijken.
- Door met je muis over de verschillende vakjes te zweven, zie je de Sales en de Profit Ratio in getallen. Deze getallen zijn nog niet “opgemaakt”, dit gaan we doen in de volgende stappen:
- In de Data Pane, druk met je rechtermuisknop op Profit Ratio en selecteer Default Properties → Number Format en selecteer Percentage met 1 decimaal. Nu blijven deze instellingen bewaard voor het veld Profit Ratio en hoef je dit niet iedere keer opnieuw te doen.
- Doe hetzelfde voor Sales en selecteer Currency (Custom)
- Decimal places: 1
- Display Units: Thousands (K)
- Prefix: $
- Als je Sales en Profit Ratio ook wil tonen in de visualisatie, sleep je een kopie van deze velden naar Label op de Marks Card. Dit kan vanuit de Data Pane, of direct vanuit de Marks Card door Command (Apple) of CTRL (Windows) in te drukken en de velden naar Label te verplaatsen.
- Je kan de opmaak van Label nog aanpassen, door op Label te klikken en vervolgens op Text.
- Pas de grootte van je visualisatie aan om deze duidelijker te maken, ook kun je klikken op de balk bovenin op Standard → Entire View.
Bonus: Maak gebruik van filters om meer gedetailleerde analyses te doen op basis van specifieke jaren of regio’s.
Dual Axis Chart
Het doel van deze opdracht is om de verkoop en winstgevendheid van de verschillende productcategorieën te vergelijken en inzicht te krijgen in de verhouding tussen deze twee.
We gebruiken hiervoor een dual axis chart, dit is een grafiek die twee verschillende y-assen of x-assen gebruikt om gegevens te tonen, die ook verschillende schalen kunnen hebben. Door een dual axis chart te gebruiken, kunnen we de Sales en Profit in dezelfde grafiek visualiseren en vergelijken. Daardoor kunnen we gemakkelijk zien welke categorieën het meest winstgevend zijn in verhouding tot de verkoop. Dit kan ons helpen bij het nemen van beslissingen over welke categorieën we moeten promoten of welke we moeten heroverwegen.
- Maak een nieuwe sheet en hernoem deze naar ‘Sales & Profit per Sub-Category (Dual Axis Chart)‘.
- Sleep Sub-Category naar Rows.
- Sleep Sales naar Columns en sorteer van groot naar klein (descending) , door op de Sort button op de sales als te klikken.
- Sleep Profit naar Columns, rechts naast Sales.
- Rechterklik op Profit en selecteer Dual Axis. In plaats van stap 5&6 kun je ook Profit tegenover de Sales-as loslaten in je grafiek totdat je een groene rechthoek of ‘liniaal’ ziet boven in je visualisatie.
- Rechterklik op de Sales-as of Profit-as en kies Synchronize Axis.
- Je ziet nu dat je drie verschillende Marks Cards hebt gekregen: All, SUM(Sales) en SUM(Profit). Druk op de Marks Card van Sales en kies Bar.
- In de Data Pane, selecteer Sales en Profit tegelijk, rechtermuisknop en kies Default Properties → Number Format → Currency (Custom)
- Decimal places: 1
- Display Units: Thousands (K)
- Prefix: $
- Bij de Marks Card onder Color kun je de kleur aanpassen. Kleur Sales grijs en maak Profit blauw.
Bonus: Voeg een Calculated Field toe om een negatieve Profit (Loss) een andere kleur te geven dan winst (Profit). Geef als titel “Loss?” en de formule: SUM([Profit]) < 0
Voeg dit veld toe aan de Marks Card van Profit. Kies dan een rode kleur voor verlies en een blauwe kleur voor winst. In les 4 staat hoe Calculated Fields werken als je hulp nodig hebt.
Conclusie
In deze les hebben we geleerd hoe we een aantal Advanced Visualisations maken, en in welke situaties deze bruikbaar zijn. Wil je ook nog leren hoe je een kaart kunt maken in Tableau? Of een Histogram? Neem contact met ons op en we sturen je nog wat aanvullende opdrachten om mee te oefenen. Nu we de basis onderdelen van Tableau onder de knie hebben gaan we in de volgende les verder met het samenbrengen van de verschillende onderdelen in een dashboard.
Introductie
In deze sectie van onze Tableau Desktop training, zullen we ons richten op het creëren van interactieve dashboards in Tableau Desktop. Dashboards zijn een geweldige manier om meerdere visualisaties samen te voegen in één overzichtelijk geheel, en het creëren van effectieve dashboards vereist een combinatie van ontwerp– en analytische vaardigheden. In alle voorgaande trainingen hebben we geleerd hoe we bepaalde grafieken en onderdelen voor ons dashboard hebben gemaakt. In dit hoofdstuk gaan we deze samenvoegen tot een interactief dashboard. We zullen stapsgewijs door het proces gaan van het bouwen van een dashboard van begin tot eind en laten zien hoe we de verschillende elementen van een dashboard kunnen combineren om de meest waardevolle inzichten uit je data te halen.
In deze les leer je
- Hoe je visualisaties combineert tot een dashboard
- Hoe je interactiviteit aan een dashboard toevoegt
- Hoe je jouw dashboards opmaakt
Stap 1: Maak visualisaties
Deze stap hebben we in de voorgaande lessen uitgevoerd, en is uiteraard belangrijk. Voordat je een dashboard kunt maken, moet je eerst de visualisaties maken die je wilt opnemen in het dashboard. Maak verschillende visualisaties die bij elkaar passen en die samen het verhaal vertellen dat je wilt vertellen. Het kan verwarrend zijn als je verschillende datasets of thema’s in een dashboard gebruikt. Mocht je dit toch doen, maak dat dan duidelijk aan de gebruiker.
Stap 2: Sleep visualisaties naar het dashboard
Nadat je de visualisaties hebt gemaakt, kun je deze naar een nieuw dashboard slepen.
- Klik op het tabblad ‘Dashboard‘ onderaan het scherm om een nieuw dashboard te openen.
- Een ontwerp aanpassen voor verschillende apparaten. Zo kun je een aparte layout voor je dashboard op een mobiel of tablet maken.
- De grootte van je dashboard instellen. Je kunt kiezen voor een Fixed Size, de grootte verandert dan niet ongeacht de grootte van je scherm. Automatic, hierbij past het dashboard zich aan aan de grootte van je scherm. En Range, waarbij het dashboard zich binnen een bepaalde range aan de grootte van het scherm aanpast. Voor de automatic size heb je ook een paar handige voorgedefinieerde formaten. Zoals bijvoorbeeld een desktopscherm of een laptopscherm.
- Daaronder staan de Sheets. Dit zijn de worksheets die je in eerdere trainingen hebt gemaakt. Deze kun je oppakken en naar het canvas slepen.
- Onderin staan de Objects. Dit zijn objecten die je aan je dashboard toe kunt voegen. Zo kun je bijvoorbeeld een afbeelding met het logo van je bedrijf toevoegen.
- Tot slot zie je de optie tiled en floating. Tiled betekent dat je dashboard automatisch in Tiles (een soort blokjes) wordt verdeeld, waardoor het scherm altijd uitgevuld zal worden. De sheets zullen elkaar dan niet overlappen op je dashboard. Met floating kun je de onderdelen in je dashboard vrij rondslepen.
2. Selecteer als Size een Fixed Size van een Generic Desktop (1366 x 768).
3. Sleep de visualisatie ‘Line Chart’ (Hfst. 5, opdr. 1) vanuit het paneel aan de linkerkant naar het dashboardcanvas, en sleep ‘Sales & Profit per Sub-Category (Dual Axis Chart)’ (Hfst.7, opdr. 3) erin zodat deze eronder geplaatst wordt. Sleep daarna de heatmap van “# Orders” (Hfst. 7, opdr. 1) onderin rechts naast ‘Sales & Profit per Sub-Category’. Je hebt nu drie visualisaties.
Stap 5: Pas de opmaak aan
Een goede opmaak van een dashboard kan het verschil maken tussen een onoverzichtelijke verzameling grafiekjes en een coherent dashboard. Daarom gaan we het dashboard nu verder vormgeven.
Dat begint met het toevoegen van een titel, zodat het overkoepelende dashboardthema helder is en gebruikers wat context krijgen. Onder de keuzeknoppen voor Tiled of Floating staat een checkbox met Show dashboard title.
1. Klik deze aan en zie dat er een titel op je canvas verschijnt. Dubbelklik op de titel, er staat nu <Sheet Name>. Je kunt nu twee dingen doen: of je dubbelklikt op het dashboardtabje dat je nu gebruikt en je past deze tekst aan, waardoor de titel van het dashboard ook verandert, of je haalt het weg. en zet er zelf met dikke, rode letters (corpsgrootte 18) “Sales Dashboard” neer.
Bovenin het dashboardpane staan twee tabjes: Dashboard (waar je nu zit) en Layout. Klik op Layout en bekijk de opties. Hier kun je voor elk van de containers de vormgeving bepalen, zoals de achtergrondkleur, eventuele omlijning en de grootte van de witruimte tussen visualisatie container. Ook kun je hier bij Item Hierarchy de inrichting van je dashboard bekijken als boomstructuur. Hier vind je onder meer Vertical en Horizontal Containers (waarin je weer andere objecten stopt, zoals tekstvlakken en visualisaties), en als het goed is ook een object dat Sales Dashboard heet. Dit is het titelvlak dat je zojuist hebt aangemaakt.
2. Als begin punt zie je als het goed is je hoofdcontainer staan die Tiled heet. Selecteer deze en wijzig de border naar een dikke, rode rand en verander de achtergrondkleur van wit naar een lichte andere kleur (de onderste kleur van de rijtjes van drie).
Tussen de achtergrondkleur en de hiërarchie staat Outer en Inner Padding. Door hiermee te spelen kun je de witruimte aan de buitenrand van je element veranderen. Je ziet het verschil het beste bij een container of object dat een rand heeft.
3. Zorg dat de outer padding op 8 staat en de inner padding op 0.
Je dashboard zou er nu ongeveer zo uit moeten zien als op de afbeelding hieronder.
- Open het dashboard. Kies voor Data → Sample Superstore → Extract Data…
- Tableau vraag waar je de extract op wilt slaan. Kies een geschikte locatie op je computer.
- Ga bovenin je scherm naar de optie Server > Tableau Public > Save to Tableau Public as…
- Er opent waarschijnlijk een nieuw scherm waar je inlogt met je zojuist aangemaakt account.
- Geef je dashboard een naam en publiceer je dashboard.
- Je dashboard op de Tableau Public pagina wordt automatisch geopend.
- Het is gelukt! Je eerste echte dashboard staat online!
In deze training hebben we laten zien hoe je verschillende tools en technieken toepast en hoe je je data op een visuele manier kan presenteren. Een van de meest gehoorde klachten over workbooks en dashboards is dat deze langzaam kunnen zijn. Dit heeft niet zozeer met de tool te maken, maar wel op welke manier deze gebruikt worden. Dan kan iets er prachtig en duidelijk uitzien, maar als je dashboard vervolgens langzaam laadt ben je de gebruiker al kwijt.
Het is slim om de ‘best practices’ te overwegen voordat je visualisaties gaat maken, maar ook achteraf zijn deze tips uiteraard toe te passen. Als je een analyse wil doen van een bestaand dashboard, dan kun je er voor kiezen een Performance Recording toe te passen. Zie ook deze blog. Dit kan je toepassen voor en na het uitvoeren van de best practices, dit om te zien of deze inderdaad zin hebben gehad. In deze opdracht beginnen we met de Workbook Optimizer, beschikbaar vanaf Tableau versie 2022.1.
- Open het workbook wat je gemaakt hebt deze training en kies in de menu bar voor Server → Run Optimizer.. Je ziet een overzicht van de Best Practices, onderverdeeld in: Take Action, Needs Review en Passed.
- Voor deze opdracht gaan we ons focussen op ‘Take Action’. Doordat elk workbook uniek is, is er ook geen standaard oplossing voor het verbeteren van de performance van het workbook.
- Een voorbeeld kan zijn Unused Fields: Multiple data sources have unused fields. Dit kun je oplossen door naar de Data Sources te gaan en te kiezen voor Connection → Extract → Edit. Kies dan onderaan voor Hide All Unused Fields en klik op OK. Zo heb je geen velden in je dashboard die je toch niet gebruikt, dit scheelt weer data die Tableau moet laden bij het opbouwen van de visualisaties.
- Ga zo een voor een de meldingen af en kijk of je deze op kunt lossen. Staat er iets bij wat je niet weet? Bijna alles staat op Google/Chat GPT en uiteraard onze blogs 😉
- Lees vervolgens deze blog: en kijk of er nog tips zijn die je kunt toepassen in je dashboard.
Lees ook deze pagina op de website van Tableau vol performance-tips.
Maak effectieve visualisaties
Het maken van effectieve visualisaties is essentieel om de juiste inzichten te krijgen uit je data. Bij het maken van visualisaties is het belangrijk om aandacht te besteden aan de juiste keuze van grafieken en kleuren. Houd de visualisaties eenvoudig en vermijd het gebruik van onnodige elementen. Maak gebruik van visuele aanwijzingen zoals labels en annotaties om de interpretatie te vergemakkelijken.
Een grote beperkende factor bij effectieve visualisaties is de mens. Wij mensen hebben een beperkte cognitieve capaciteit, dit is de hoeveelheid werk die het kortetermijngeheugen kan verzetten om een bepaalde taak uit te voeren. Daarom is het prettig dat men van grote kruistabellen steeds meer overgaat tot visualisaties die we geleerd hebben in de lessen. We herkennen verschillen in vorm en kleur namelijk sneller en beter dan verschillen in tekst. Desalniettemin wordt het interpreteren al snel lastiger als er meerdere visualisaties tegelijk te zien zijn en deze ook niet optimaal vormgegeven zijn. Dit verhoogt namelijk de cognitieve belasting die het vergt om alles te interpreteren. Lees hier alles over in dit blog.
Begeleid de kijker
- Open je dashboard en kijk kritisch naar wat er te zien is. Is het direct duidelijk waar naar gekeken wordt? Zou je grafieken kunnen rangschikken? Heb je het meest belangrijke linksboven staan? Dit is de plek waar de meeste mensen beginnen met kijken naar het dashboard.
- Is de context van het dashboard duidelijk? Heb je overal een duidelijke informatieve titel staan, die informatie bevat en niet slechts “bar chart”? Zijn de overige instructies duidelijk? Zou je bijvoorbeeld kunnen werken met kleur en lettergrootte? Sommige kleuren roepen bepaalde associaties op, maak hier gebruik van. Wil je dat iets opvalt, maak de tekst dan groter, maar gebruik niet teveel groottes door elkaar. Vertelt je dashboard een verhaal?
- Is er interactiviteit in het dashboard? Kan de kijker direct zien waar op geklikt kan worden en wat dan precies de bedoeling is? Een dashboard met interactiviteit houdt de aandacht van de kijker vast, maar dan is het wel belangrijk dat de kijker, of in dit geval interactor weet wat er te doen is. Als dit niet duidelijk is, voeg dan titels doe met instructies zodat de eindgebruiker weet wat er mogelijk is.
- Als je dit dashboard zou tonen aan iemand die niets over jouw dashboard of onderwerp weet, zou deze persoon dan de juiste dingen vertellen als je hem vraagt jouw dashboard uit te leggen. Met juiste bedoelen wij, de dingen die jij naar voren wil laten komen. Test het en vraag of iemand anders ‘dashboard karaoke’ met jouw dashboard wil doen.
Beperk de hoeveelheid informatie en visuele afleiding
- Kijk naar het kleurgebruik, gebruik je de kleuren die je gebruikt consistent? Dus niet de ene keer Sales blauw, en de andere keer Profit blauw. Gebruik ook niet te veel verschillende kleuren tegelijk. Kijk ook naar je lettertype, probeer niet meer dan twee verschillende lettertypen te gebruiken.
- Laat je niet teveel marks (data punten) tegelijk zien? Maak je handig gebruik van highlighters? Kijk of je de visuele overload kunt verminderen, dit kan bijvoorbeeld zijn door je visualisatietype aan te passen.
- Maak je effectief gebruik van tooltips? Kijk of je de tooltips in kan zetten, let ook hier weer op om niet te veel te willen tonen.
- Kijk nog eens kritisch per visualisatie of je dezelfde informatie niet op twee plekken laat zien. Als in de titel al “Sales” staat, is het dan nodig om dit ook nog bij assen te tonen? Haal alles wat te veel is weg, maar let erop dat er altijd voldoende context blijft bestaan.
- Staan er niet te veel visualisaties in het dashboard? Een vuistregel is ongeveer 3 grafieken per keer. Wil je toch meer tonen? Maak dan bijvoorbeeld gebruik van sheet en measure swapping. Dit en bovenstaande tips staan uitgelegd in deze interessante blog.
Tot slot, is het dashboard ook goed te begrijpen voor iemand die misschien minder kleuren ziet? Dat zijn namelijk meer mensen dan je wellicht denkt. Er zijn verschillende tools om dit te testen, zoals bijvoorbeeld ColorBlindPal. Dit kun je ook voorkomen door het Color Blind Palette van Tableau te gebruiken.
Ontwerp voor mobiel
Het gebruik van Tableau Desktop op mobiele apparaten wordt steeds populairder. Zorg ervoor dat je workbooks en dashboards worden geoptimaliseerd voor mobiel gebruik. Vermijd het gebruik van kleine lettertypen en zorg voor voldoende contrast en leesbaarheid.
In deze tijden is het eerder regel dan uitzondering om informatie raad te plegen op je telefoon, dit geldt ook voor Tableau Dashboards. Je kunt dashboards bekijken, filters toepassen, bevindingen delen en direct beslissingen nemen op basis van real-time gegevens. Een verkoper die onderweg klantgegevens wil bekijken, een analist die even snel een dashboard bekijkt of een coach die spelersgegevens opvraagt op het veld.
Dit is mogelijk op je telefoon, en in Tableau zit standaard een mobiele layout toegevoegd. Omdat het scherm van een telefoon kleiner is dan een laptop scherm, zal de weergave en beleving ook anders zijn. Dit hebben we behandeld in de opdracht effectieve visualisaties. Om de cognitieve belasting van de eindgebruiker te beperken, zullen we in deze opdracht de mobiele layout aanpassen. Het aanpassen van de mobiele layout heeft geen invloed op het originele dashboard, zorg dat je de Device Specific Layouts toe past nadat je tevreden bent over je ‘originele’ dashboard layout.
- Open je dashboard
- Linksboven in onder Dashboard zie je Default, Tablet en Phone staan. Klik op Phone. Druk op de drie puntjes en kies edit layout.
- Bij Size – Phone klik op Fit Width.
- Bij Layout – Phone klik op Custom. Hier kunnen we de verschillende sheets gaan aanpassen.
- Kies een focus voor je dashboard, en kijk of je twee sheets over kunt houden. Zorg ervoor dat de sheets onder elkaar staan.
- Geef een duidelijk leesbare titel aan de bovenste sheet.
- Voeg onderaan een tekstblok toe met: “Dit is de mobiele weergave, voor een volledig overzicht open het Dashboard op een computer”. Je zou er zelfs voor kunnen kiezen om andere visualisaties te maken voor mobiel. Sla je werk op.
- Klik vervolgens weer op Default linksboven bij Dashboard. Zie dat je originele dashboard geen aanpassingen heeft.
Zorg voor dataveiligheid
Het is belangrijk om aandacht te besteden aan de veiligheid van je data en de integriteit van je analyses. Dit kan je doen door beperkingen op te leggen op wie toegang heeft tot welke gegevens en door het gebruik van parameters en berekende velden om de juiste gegevens te filteren.
Niet iedereen in de organisatie, of daarbuiten, mag altijd alle data zien die gebruikt wordt om een dashboard te maken. Belangrijk is dus om goed te bepalen wie toegang mag hebben tot welke gegevens. Soms is het ook een kwestie van gemak, als ik manager ben van regio noord, dan wil ik misschien niet eens de gegevens zien van de andere regio’s.
Als de data in de data source door niemand gezien mag worden, ook niet de geaggregeerde versie, is het verstandig om de data source aan te passen zodat deze data niet ingeladen wordt. Ook kun je gebruik maken van Row-Level-Security, dit bepaalt de toegang tot rijen gegevens in een database op basis van specifieke regels en filters. Hiermee kun je ervoor zorgen dat gebruikers alleen de gegevens kunnen zien waarvoor ze geautoriseerd zijn, op basis van hun rol, afdeling of andere relevante criteria.
Het lijkt misschien zo dat door het verbergen van bepaalde velden in de Data Pane, je deze nooit meer kan zien, dit is helaas niet waar. Je kan deze eenvoudig weer tonen en gebruiken. Ook is het belangrijk om op te letten wanneer je een Packaged Workbook deelt (.twbx) dat je deze data eenvoudig weer naar boven kunt halen. Bij het opslaan heb je misschien gezien dat je workbook automatisch de extensie .twb krijgt, bij .twbx pak je de data in je workbook in.
- Open je Workbook en hide de unused fields vanuit de Data Pane.
- Sla je Workbook op als een packaged workbook, dataveiligheid.twbx.
- Verander de extensie .twbx naar .zip – je zult een melding krijgen, maar bevestig dat dit echt is wat je wil
- Pak vervolgens de .zip file uit. Je zult zien dat in de Data Folder je nu je data source ziet staan. Hier kun je alle data vinden, ook al is deze verborgen. Dit ter illustratie dat al je data in dit geval beschikbaar is voor iemand die het packaged workbook beschikbaar heeft.
Omdat je in bovenstaand voorbeeld gemakkelijk naar de Data Pane had kunnen gaan en vervolgens weer de velden had kunnen tonen, is de manier om deze data wel uit te filteren gebruik te maken van een Extract Filter.
5. Ga naar de Data Source, klik rechtsboven op Extract en vervolgens op Edit. Klik dan op Hide All Unused Fields en druk op ok. Wanneer je nu je werk opslaat, en de eindgebruiker niet de beschikking heeft tot jouw originele databron, zal deze alleen de velden tonen die jij wil laten zien.
Werk slim en efficiënt
Tot slot is het belangrijk om slim en efficiënt te werken. Gebruik sneltoetsen om tijd te besparen en maak gebruik van sjablonen en opgeslagen instellingen om herhaalde taken te vereenvoudigen.
Sneltoetsen:
Maak gebruik van sneltoetsen hierdoor kun je het maken van sheets en dashboards versnellen en sneller door het programma navigeren.
Templates en Sjablonen:
Als je veel dashboards in eenzelfde stijl maakt, maak dan gebruik van templates en sjablonen. Dan hoef je niet iedere keer individueel de opmaak in te stellen. Ook een tip is om de formatting in te stellen op workbookniveau en niet op sheetniveau.
Eigen kleurenpalet:
Gebruik je vaak hetzelfde kleurenpalet? Sla deze dan op op je computer, en deel de code met je collega’s zodat ook zij sneller kunnen werken. Hoe je dit doet lees je hier.
Conclusie
We hopen dat deze tips en best practices je zullen helpen om nog meer uit Tableau Desktop te halen en je analyses naar een hoger niveau te tillen. Onthoud dat oefening baart kunst, dus blijf oefenen en blijf leren!
Business Case: Enhancing Business Intelligence through Tableau
Van legacy-systeem naar moderne datastack
